Tehtävästä laskuksi – näin Nopsa auttaa yrityksen arjessa

1. Muuta sovittu asiakastyö selkeiksi tehtäviksi

Sähköpostissa tai puhelimessa sovittu työ kannattaa kirjata muotoon, josta myös seuraava tekijä ymmärtää, mitä on tarkoitus saada aikaan. ”Asiakkaan projekti” kertoo vähän. ”Päivitä verkkosivun yhteystiedot ja tarkista lomakkeen toiminta” kertoo jo, mistä työ alkaa ja milloin se on valmis.

Nopsassa voit liittää tehtävän asiakkaaseen ja projektiin. Käytä projektia sovitun kokonaisuuden kokoamiseen ja tehtäviä sen konkreettisiin työvaiheisiin. Kirjaa tehtävän kuvaukseen tarvittavat lähtötiedot ja sovittu lopputulos. Kun asiakas pyytää lisätyötä, tee siitä oma tehtävä ja sovi sen laajuudesta sekä veloituksesta ennen aloittamista.

2. Tee vastuu ja seuraava askel näkyviksi

Pienessäkin tiimissä tehtävä voi jäädä odottamaan, jos kaikki olettavat jonkun muun hoitavan sen. Nopsassa tehtävälle voi valita vastuuhenkilön, eräpäivän ja prioriteetin. Sovi samalla, mitä tehtävän valmistuminen käytännössä tarkoittaa: riittääkö oma tarkistus vai tarvitaanko asiakkaan hyväksyntä?

Listanäkymä auttaa käymään tehtävät läpi, ja Kanban-näkymässä voit hahmottaa suunnitellun, työn alla olevan ja valmiin työn. Aloita työpäivä katsomalla, mitä kannattaa saada seuraavaksi valmiiksi. Jos jokin asia odottaa asiakkaan vastausta, kirjaa tieto tehtävän yhteyteen, jotta tilannetta ei tarvitse selvittää uudestaan jokaisessa palaverissa.

3. Kirjaa tunnit silloin, kun työ on vielä tuoreessa muistissa

Viikon lopussa on vaikea erottaa, kuinka kauan yksittäinen asiakastyö vei aikaa. Kokeile käytäntöä, jossa tunnit kirjataan työvaiheen päättyessä tai viimeistään saman päivän aikana. Kirjauksen yhteydessä on luontevaa tarkistaa myös, jäikö tehtävä kesken vai valmistuiko se.

Nopsassa tuntikirjaukset liittyvät tehtäviin, ja mukana kulkevat asiakas ja projekti. Tuntiperusteisessa työssä kirjattu aika toimii veloituksen pohjana. Kiinteähintaisessakin työssä ajankäytön seuraaminen auttaa vertaamaan omaa arviota toteutuneeseen työhön ja suunnittelemaan seuraavaa vastaavaa toimeksiantoa.

4. Valitse veloitustapa ja tarkista työ ennen laskutusta

Nopsassa laskutettavalle tehtävälle voi määrittää kiinteän hinnan tai tuntihinnan. Valitse tapa asiakkaan kanssa sovitun hinnoittelun perusteella. Tuntityössä laskutuksen pohjana ovat tehtävän tuntihinta ja kirjattu aika; kiinteähintaisessa tehtävässä käytetään sovittua hintaa.

Laskutettavaksi valmiiden tehtävien joukkoon tulevat valmiiksi merkityt, laskutettavat tehtävät, joita ei ole vielä laskutettu. Ennen laskun kokoamista tarkista oikea asiakas, tehtävien sisältö, kirjattu aika ja hinnat. Nopsassa voit koota valitut tehtävät samalle laskulle. Valmiiksi merkitseminen on siis osa työketjua, mutta laskun sisällön tarkistus kuuluu edelleen sen tekijälle.

Esimerkki: pieni toimeksianto, kaksi veloitustapaa

Kuvitteellinen asiantuntijayritys tekee asiakkaalle verkkosivun päivityksen. Sisältömuutokset on sovittu tuntityöksi ja käyttöönoton tarkistus kiinteällä hinnalla. Yritys luo yhden asiakasprojektin ja kaksi tehtävää, joille työ ja veloitustapa kirjataan erikseen.

Kun molemmat tehtävät ovat valmiit ja kirjaukset tarkistettu, ne voidaan koota asiakkaan laskulle seuraavasti. Summat havainnollistavat asiakastyön veloitusta, eivät Nopsan tilausmaksuja. Arvonlisäveroa ei ole laskettu mukaan.

• Sisältömuutokset: 2,5 tuntia × 80 €/tunti = 200 €.
• Käyttöönoton tarkistus: sovittu kiinteä hinta 120 €.
• Asiakastyön veloitus yhteensä: 320 € ennen arvonlisäveroa.

5. Yhdistä laskutus yrityksen taloushallintoon

Kun tehtävät ja tunnit ovat kunnossa, seuraava vaihe on laskun vieminen yrityksen käyttämään taloushallintoon. Nopsassa on yhteydet Fennoaan ja Procountoriin. Yhteyden avulla valituista tehtävistä koottu lasku voidaan viedä yhdistettyyn palveluun.

Integraatio otetaan käyttöön Nopsan asetuksissa. Se edellyttää kyseisen palvelun tiliä ja tarvittavia käyttöoikeuksia, ja palvelun omat maksut ovat erillisiä. Tehtävien laskutus kuuluu Nopsan Pro- ja Lifetime-tilauksiin. Tarkista yrityksesi käyttämä palvelu ja sopiva Nopsa-tilaus ennen laskutuksen käyttöönottoa.

6. Tee seurannasta lyhyt yhteinen rutiini

Työkalu auttaa eniten silloin, kun sen käyttöön on yhteinen tapa. Sovi tiimin kanssa, kuka kirjaa uudet tehtävät, milloin tunnit merkitään ja kuka tarkistaa laskutettavan työn. Yksinyrittäjälle samat vaiheet voivat olla lyhyt tarkistuslista työpäivän lopussa.

Käy kerran viikossa läpi keskeneräiset tehtävät ja valmiit, laskutusta odottavat työt. Tarkista, löytyykö jokaiselle aktiiviselle tehtävälle vastuuhenkilö ja selkeä seuraava askel. Aloita yhdestä asiakasprojektista ja kehitä käytäntöä sen perusteella, mikä helpottaa juuri teidän työtänne. Näin Nopsasta tulee paikka, josta työn tilanne löytyy sekä tekemisen että laskutuksen näkökulmasta.

Analytiikasta näet tehtävien valmistumisen ja kirjatut tunnit. Yhteenveto auttaa arvioimaan, miten työ etenee.

Pelkistetty tuotenäkymä · kuvitteellinen esimerkkidata